Kostnader personalomsättning och sjukfrånvaro

Att ha en hög omsättning på sin personal påverkar ett företag på många sätt. Förutom tiden och energin det tar att rekrytera så innebär det också att kompetens försvinner, kundservicen minskar och risken för olyckor, tillbud och misstag ökar. Att inte anse sig ha råd med den extra medarbetaren för att få ett hållbart schema, eller göra investeringen som skulle underlätta arbetsmiljön kan i själva verket kosta företaget mer i personalomsättning och sjukfrånvaro än de investeringar man inte tyckte sig ha råd med.

Exakt hur mycket personalomsättning kostar beror på en hel rad olika saker, men någonstans runt 75 % av en årslön är inte orimligt. Det är oftast ganska enkelt att ta höjd för direkta kostnader och mindre enkelt att sätta siffror på de indirekta kostnaderna (se nedan) som kanske oftast är de som ”kostar” mest.

Exempel

Ett företag med 20 medarbetare och en personalomsättning på 20 % per år, med en medellön om 24 000 kr per medarbetare och månad.

För att ta höjd för den totala kostnaden för en medarbetare per år tar man månadslönen (24 000 kr) gånger tolv, gånger 1,6 (för att ta höjd för sociala avgifter, förmåner, pension etc).

24 000 x 12 x 1,6 = 460 800 kr

Ta sedan årslönen (460 800) x 75% (en rimlig kostnad för personalomsättning enligt företag som arbetar med frågorna) x antal medarbetare (20) = 6 912 000 kr

…och tillslut gångrar denna siffra med personalomsättningen om 20 % = 1 382 400 kr. Det är alltså den totala kostnaden för personalomsättningen för företaget i detta exempel.

Det är kostnaden för tre heltidstjänster med motsvarande lönekostnad…

Exemplet ovan, som är räknat på att en personalomsättning kostar 75% av en årslön, tar främst hänsyn till direkta kostnader. Det är därmed enkelt att hävda att personalomsättningen i själva verket kostar mycket mer än ovan.

Lönsamma investeringar

När ett företag köper en dyr maskin är det självklart att vårda investeringen med regelbundet underhåll, ofta genom dyra servicekontrakt. Det är inte alltid lika självklart med regelbundet underhåll av den viktigaste resursen, personalen. Det kan tyckas märkligt, speciellt som det i en stor svensk studie visade sig att …

… de i särklass största effekterna av att investera i personalen var ökad produktivitet, kvalitet och försäljning.

Forskning visar att företag med hög lönsamhet ofta har medarbetare med hög kompetens, organiserat så att medarbetarna har goda möjligheter att påverka sina arbetsuppgifter, klargjort verksamheten så att varje medarbetare förstår målet med sina arbetsuppgifter, bra ledarskap, en bra praktisk personalpolitik och färre stressade medarbetare.

Källa: Prevent

Direkta och indirekta kostnader med personalomsättning

 


Direkta kostnader (när medarbetaren själv väljer att lämna)

  • Administrativa kostnader såsom att hålla avslutningsintervju, förbereda slutlön och avsluta medarbetaren i olika system etc
  • Kostnaden för tillfällig vikarie (eller övertid) under tiden när ingen finns på plats
  • Kostnaden för rekrytering
  • Introduktion och utbildningskostnader
  • Administrativa kostnader för den nyanställda såsom uppsättning i olika system, beställning av utrustning etc

Indirekta kostnader

  • Erfarenhets- och kompetenstapp
  • Lägre produktivitet eller t ex kundservice
  • Missar, tillbud och störningar i arbetsflow
  • Högre sjukfrånvaro pga stress
  • Försämrad moral och fler som potentiellt lämnar organisationen (personalomsättning har en tendens att föda personalomsättning)
Kostnader sjukfrånvaro

Att en medarbetare är sjuk ofta eller länge är ofta förknippat med många negativa effekter. Förutom de för den enskilda medarbetaren så kostar det också företaget mycket pengar och skapar många gånger stress, irritation och ökar risken för olyckor, ökad arbetsbelastning för övriga medarbetare, minskad kundservice och så vidare.

Genom att räkna ut kostnaden för personal som är sjuk kan man också se vad man skulle kunna spara in om man minskade sjukfrånvaron på företaget.

Exempel
Här följer ett exempel på hur man kan räkna ut kostnaden för sjukfrånvaro.

En anställd hästskötare med en månadslön på 24 000 kronor, har det senaste året haft 30 korttidssjukdagar. För varje dag med korttidsfrånvaro (sjukdag 2–14)
betalar företaget nedanstående kostnader utan att få ut någon produktion:

80 procent av lönen (24 000 kronor delat med 20 arbetsdagar per månad) 960 kronor

Hela semesterkostnaden (24 000 / 20 x 13 procent) 156 kronor

Sociala avgifter (40 procent av 1 200 + 195 kronor) 540 kronor

Omkostnader för lokaler, utrustning med mera utslaget per arbetsdag (här uppskattat) 500 kronor

Totalt 2 156 kronor

Sjukdagen kostar 2 156 kronor eller ungefär 10 procent av månadslönen
som en schablon. För 30 sjukdagar betalar alltså företaget 30 x 2 156 kronor
för personen, det vill säga nästan 64 680 kronor.

Kostnaden ökar givetvis  om det rör sig om medarbetare med längre erfarenhet, ansvar och lönenivå. Därför bör schablonen att en korttidssjukdag kostar ”minst 10 procent av
månadslönen” ha betoningen på ”minst”.

När en medarbetare är sjukskriven en längre tid behöver arbetsgivaren göra en plan för rehabilitering. Läs mer om rehabilitering och vem som gör vad här.

Källa: Prevent

Friskfaktorer

För att minska personalomsättning och sjukfrånvaron finns många verktyg kopplade till friskfaktorer.
Lär dig skapa strategier för bättre arbetsklimat.

Kontaktperson
Sara Westholm Arbetsmarknadsansvarig Hästnäringens Nationella Stiftelse
Hästnäringens Yrkesnämnd (HYN)

HYN:s organisation är uppbyggd av företrädare för arbetsmarknadens parter samt företrädare för hästnäringens organisationer